POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VANEGAS MORALES CONSULTORES S.A.S.
La Firma VANEGAS MORALES CONSULTORES S.A.S. (en adelante, “VMC”),
identificada con Nit. 900.718.261-3, ubicada en la Calle 71 No. 10-40 Oficina 303, Bogotá
D.C., cuyo sitio web es: https://vanegasmorales.com, correo electrónico
svanegas@vanegasmorales.com y con teléfono: + 57 3174416313 cuyo objeto principal es
la prestación de servicios de asesoría jurídica, ha elaborado la presente política en
cumplimiento de lo señalado por la ley 1581 de 2012 , por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales en Colombia, y sus decretos
reglamentarios, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del
público en general, con el fin de informar de manera suficiente sobre su contenido.
CAPÍTULOS
I. DEFINICIONES
II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
III. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
IV. CANALES EN LOS QUE SE RECOLECTA LA INFORMACIÓN
V. DERECHOS DE LOS TITULARES
VI. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
VII. PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
VIII. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PQRS
IX. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
X. MEDIDAS DE SEGURIDAD
XI. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
XII. MODIFICACIÓN Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
CAPÍTULO I
DEFINICIONES
- Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia
de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales. - Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la
Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. - Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento. - Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables. - Dato privado: Información íntima o reservada relevante solo para el titular.
- Dato público: Información reconocida como tal por la ley o la Constitución, no
siendo semiprivada, privada ni sensible. - Dato semiprivado: Información no íntima ni reservada, de interés para el titular y
ciertos sectores. Por ejemplo, los datos financieros y crediticios. - Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del titular, cuyo mal uso
puede llevar a la discriminación. - Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento. - Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos. - Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc. - Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. - Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. - Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
Responsable
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- Principio de legalidad en el Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos
personales se rige por la ley 1581 de 2012, y las disposiciones relacionadas. - Principio de finalidad: El Tratamiento debe tener una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, y esta finalidad será comunicada al Titular. - Principio de libertad: El Tratamiento solo se llevará a cabo con el consentimiento
previo, expreso e informado del Titular. - Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe será
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. - Principio de transparencia: El Titular tiene el derecho de obtener información
sobre la existencia de datos relacionados con él en cualquier momento y sin
restricciones. - Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se ajusta a los
límites establecidos por la naturaleza de los datos, la ley y la Constitución. Solo
personas autorizadas por el Titular o por la ley pueden realizar el Tratamiento. - Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento manejará con
medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad y prevenir
alteraciones, pérdidas, consultas, uso no autorizado o acceso fraudulento. - Principio de confidencialidad: Las personas involucradas en el Tratamiento de
datos personales, que no sean públicos, garantizarán la confidencialidad incluso
después de finalizar su relación con las actividades de Tratamiento. - Principio de necesidad y razonabilidad: Los datos personales registrados deben
ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas,
de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no
guarden estrecha relación con el objetivo de la base de datos. - Principio de responsabilidad demostrada: Los responsables del tratamiento de
dato personales deberán adoptar medidas apropiadas y efectivas para el
cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto
1377 de 2013.
CAPÍTULO III
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
VMC realizará el Tratamiento de los datos personales provenientes de empleados,
contratistas, clientes, proveedores, y terceros de manera manual o automatizada para las
siguientes finalidades:
Finalidades comunes a todos los grupos de interés:
a. Almacenar los datos personales en sus propias bases de datos.
b. Verificar la veracidad de los datos proporcionados en cualquier momento por un
Titular o por terceros autorizados con la debida autorización.
c. Consultar bases de datos de acceso público.
d. Contactarlos para dar seguimiento a la ejecución del contrato e informarles sobre su
desarrollo.
e. Contactarlos para realizar actividades de marketing y proporcionar información
sobre productos, servicios y ofertas de VMC y/o de sus empresas aliadas. Este
contacto con clientes antiguos y nuevos puede llevarse a cabo a través de correo
electrónico y mensajes vía WhatsApp, u otros medios autorizados por el Titular, con
el fin de compartir noticias de interés, el boletín de noticias, invitaciones a eventos,
webinars y paneles.
f. Atender peticiones, quejas, reclamos o cualquier solicitud de los Titulares de la
información.
g. Cumplir con nuestras obligaciones legales, incluyendo aquellas frente a autoridades
judiciales o administrativas.
h. Fines históricos y estadísticos.
i. Transmitir y/o transferir datos personales a nivel nacional o internacional a terceros
con los cuales VMC mantiene relaciones comerciales, aliados estratégicos, o
empresas matrices, subsidiarias y/o afiliadas en cumplimiento de las finalidades
informadas al Titular y aplicando medidas de diligencia para proteger la
información, de acuerdo con la normativa vigente en Colombia.
Finalidades del tratamiento de datos personales de candidatos a empleados o contratistas:
a. Validar su identidad, referencias y antecedentes.
b. Cumplir con las normas sobre conflictos de intereses.
c. Realizar los procesos de selección y contratación de empleados, así como acuerdos
de prestación de servicios con profesionales especializados en sus respectivos
campos.
d. En el caso de candidatos que no sean seleccionados para la vacante a la que
aplicaron, sus datos serán conservados durante un año después de cerrado el proceso
en el que participaron. Esto se hace con la finalidad de considerarlos en caso de
nuevas oportunidades laborales. Al expirar el plazo de conservación, los datos serán
eliminados.
Finalidades del tratamiento de datos personales de empleados y contratistas:
a. Llevar a cabo los procesos de contratación de empleados y contratos de prestación
de servicios con profesionales especializados en sus respectivos campos.
b. Cumplir con las obligaciones legales a cargo de VMC como empleador, y facilitar
el ejercicio de los derechos de los trabajadores.
c. Realizar un seguimiento de su desempeño, enviar información relevante para la
ejecución efectiva de sus tareas y llevar a cabo todas las acciones relacionadas con
su contrato.
d. Asignar equipos de trabajo, realizar seguimiento y controlar su correcto uso.
e. Conservar la información necesaria para emitir certificaciones y/o constancias sobre
el período de vinculación, cargo y funciones desempeñadas, conforme a los
requisitos establecidos en la normativa aplicable.
Finalidades del tratamiento de datos personales de los accionistas y representantes legales:
a. Validar su identidad, información, antecedentes y referencias.
b. Cumplir con las obligaciones y derechos derivados de su calidad.
c. Permitir el acceso a la información por parte de autoridades judiciales o
administrativas que soliciten dichos datos en el ejercicio de sus funciones.
d. Cumplir las normas sobre conflictos de intereses.
Finalidades del tratamiento de datos personales de proveedores:
a. Contactar y contratar a proveedores.
b. Verificar su idoneidad personal y la experiencia técnica o profesional necesaria.
c. Realizar el proceso de vinculación del proveedor.
d. Hacer un seguimiento de su desempeño, enviar información pertinente para la
adecuada prestación de sus servicios y llevar a cabo todas las acciones relacionadas
con su contrato.
e. Realizar el pago por los servicios prestados.
f. Gestión contable y tributaria de pagos.
g. Invitarlos a eventos o actividades que fortalezcan la relación contractual.
Asimismo, VMC puede recopilar información de los usuarios y visitantes de su página web
a través de cookies. Esta información se utiliza para ofrecer ciertas funcionalidades al
usuario, así como para realizar mejoras en nuestra página web. Como Titular de sus datos
personales, tiene el derecho de rechazar o eliminar las cookies a través de la configuración
de su navegador. Sin embargo, el rechazo de algunas cookies puede afectar el
funcionamiento óptimo de las funcionalidades de la página.
CAPÍTULO IV
CANALES EN LOS QUE SE RECOLECTA LA INFORMACIÓN
En VMC, recopilamos datos personales mediante diferentes canales, como la visita a
nuestra página web, la interacción en correo electrónico, redes sociales, canales telefónicos
y otros medios de atención al cliente. También podemos obtener información a través de
formularios de vinculación, en formato virtual o físico, que sean completados por los
titulares pertenecientes a nuestros grupos de interés, ya sea durante o después de la
celebración de un contrato con nosotros, o mediante la participación de eventos
presenciales o virtuales organizados por VMC.
CAPÍTULO V
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de la información cuentas con los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VMC. Este derecho se
podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado. - Solicitar prueba de la autorización otorgada a VMC, salvo cuando expresamente se
exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento. - Ser informado por VMC, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus
datos personales. - Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el
trámite de consulta o reclamo ante VMC, quejas por infracciones a lo dispuesto en
la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen. - Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. O
cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación. - Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
CAPÍTULO VI
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
El Titular de la Información puede ejercitar su derecho a conocer, acceder, actualizar,
rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012,
y sus decretos reglamentarios, de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y
cuando se trate de reclamos siempre que haya un motivo para ello, mediante carta
acompañada de copia del documento de identidad.
El canal establecido por VMC para el ejercicio de sus derechos como Titular será el correo
electrónico: svanegas@vanegasmorales.com
CAPITULO VII
PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
CONSULTAS:
- Los Titulares, sus causahabientes directamente o a través de su representante o
apoderado pueden consultar la información personal que esté guardada en las bases
de datos de VMC.
- La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
RECLAMOS:
- Los Titulares, sus causahabientes que consideren que la información contenida en
una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
esta ley, podrán presentar directamente o a través de su representante o apoderado
un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud indicando la identificación del
Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
- El Titular o causahabiente solo podrá presentar una queja ante la Superintendencia
de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
CAPÍTULO VIII
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PQRS
El área administrativa de VMC se encarga de gestionar las solicitudes que recibimos de los
Titulares de Datos Personales a los cuales les estamos realizando algún Tratamiento.
- Ofrecemos los siguientes canales para que en calidad de Titular pueda ejercer sus derechos,
presentar consultas o realizar reclamos:
Correo electrónico – Puede enviarnos un correo electrónico a la siguiente dirección:
svanegas@vanegasmorales.com.
CAPITULO XI
TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
VMC procurará que exista plena armonía entre el presente documento y las políticas
desarrolladas por los Responsables del Tratamiento que le confíen algún encargo
relacionado con información personal. Para ello se compromete a: (i) tratar los datos
personales comunicados de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, con
las leyes aplicables, y conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012; y, (ii)
salvaguardar la seguridad y guardar la confidencialidad de la información de carácter
personal transmitida a la Compañía.
CAPITULO X
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Para VMC, es de suma importancia analizar únicamente la información personal necesaria,
implementando las medidas de seguridad correspondientes para su protección. En este
sentido, la empresa sigue los principios de necesidad y razonabilidad, solicitando
únicamente el acceso a la información imprescindible y siguiendo los lineamientos de
seguridad establecidos en colaboración con los clientes.
VMC maneja la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas,
humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CAPITULO XI
PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
VMC conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la
finalidad para la cual fueron recabados, o mientras duren los encargos conferidos por el
Responsable del Tratamiento. En todo caso, este término no superará los 10 años desde que
se recolectaron u obtuvieron los datos personales, salvo que exista obligación legal o
contractual que exija la conservación de los datos por un periodo superior. Todo lo anterior
de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de
documentos y en los términos acordados con el Responsable del Tratamiento cuando
corresponda.
CAPITULO XII
MODIFICACIÓN Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES
Cualquier cambio sustancial en los términos de la política en protección de datos personales
será informado a través de la página web de VMC: https://vanegasmorales.com, o mediante
una comunicación digital dirigida a los Titulares a la última dirección electrónica registrada
por éstos.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente desde junio
de 2013 y su última fecha de actualización fue el 8 de marzo de 2024.