Código de Ética Empresarial de

Vanegas Morales Consultores S.A.S

 

1. PROPÓSITO

El presente Código tiene como principal función establecer el marco sobre los principios y normas que aplican para la Gestión Ética de Vanegas Morales Consultores S.A.S. (“VMC” o la “Organización”), los cuales orientan los comportamientos de sus miembros y accionistas y las buenas prácticas , en el desarrollo de las operaciones de la empresa y en el relacionamiento con sus grupos de interés (clientes, proveedores, contratistas, aliados), con el propósito esencial de fomentar y asegurar una cultura donde prime la transparencia, la actitud de servicio, la lealtad y el deseo de contribuir con cada uno de nuestros actos a tener un mejor país y una sociedad más justa.

2. ALCANCE

Para todos los Accionistas, Administradores, Contratistas y empleados de VMC, es fundamental que cada uno asuma en forma permanente, en todas sus actuaciones, la práctica de los valores corporativos, principios y comportamientos éticos expresados en este Código. La eficacia del mismo depende estrechamente del grado de compromiso con los valores que él contiene. Es decir, que en la medida que cada uno de nuestros colaboradores se decida libre y conscientemente a ser leal y coherente con estas pautas de acción y oriente su conducta hacia ellas, nuestras relaciones serán siempre eficaces. Buscamos actuar de manera preventiva, generando conocimiento y criterio en cada uno de los colaboradores para evitar incurrir en errores o practicas que se alejen de estos principios. El Código de Ética Empresarial, establecido en VMC es de imperativo cumplimiento por parte de todos los colaboradores de manera que sus fundamentos se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

El Código de Ética Empresarial será la guía de actuación, por excelencia, para nuestra organización y nuestros colaboradores. Para nuestros clientes y proveedores, será el referente ético que regirá las relaciones con todos y cada uno de ellos. Finalmente, para la comunidad y sociedad en general, será la norma con la cual evaluarán nuestro comportamiento y compromiso en el ámbito social y de negocios.

3. DIRECTRICES GENERALES

Reconociendo la importancia que tienen las relaciones de nuestra Organización de forma interna y externa, el Código de Ética Empresarial busca establecer los lineamientos generales que delimiten el comportamiento de nuestros colaboradores y al mismo tiempo plantea los valores presentes para cada miembro de la Organización.

Así mismo, tiene como objetivo establecer la forma de gestionar y ejecutar los diversos negocios, bajo unos principios claros de ética, con el fin de lograr que todos y cada uno de los colaboradores de la organización, conserven la reputación de profesionalismo, fiabilidad, integridad y responsabilidad.

Además, pretende suministrar la información sobre políticas, normas y sanciones con respecto a la identificación y gestión de conflictos de interés al interior de la Organización y del uso indebido de la información.

4. DEFINICIONES

 

• Acoso laboral: comportamiento persistente y demostrable que sobre una persona ejerza un colaborador, jefe directo o indirecto, colega o subordinado, encaminado a causar temor, intimidación o ansiedad, y que tenga como consecuencia desempeño insatisfactorio o falta de motivación que conduzca a la renuncia.
• Conflicto de Interés: obtener para sí o para un tercero, un beneficio, en detrimento o afectación de bienes o intereses de VMC y sus clientes.
• Conflicto de interés real: Cuando tiene un interés personal en relación con determinado juicio o discernimiento profesional, y efectivamente ya se encuentra en una situación en la cual tiene la obligación de tomar una decisión.
• Conflicto de interés potencial: Cuando se tiene un interés personal que podría influir en sus obligaciones profesionales, sin estar en ese momento en la situación de riesgo de conflicto de intereses.
• Conflicto de interés aparente: Cuando la persona no tiene un interés privado, pero frente a la sociedad este podría ser considerado como un conflicto de intereses y afectaría su imagen profesional y la de la empresa.
• Ética: Conjunto de directrices o leyes que determinan las prácticas o comportamientos considerados como debidos, por un grupo de personas, una sociedad u organización.
• Fraude: Engaño a la institución con la intención de conseguir un beneficio personal o para un tercero. Se expresa en términos de corrupción, apropiación indebida de activos y falsedad en documentos o informes.
• Gobierno Corporativo: Sistema orientado a la toma, implementación y aseguramiento de las decisiones bajo principios de eficiencia, transparencia e integridad, a fin de responder adecuadamente a requerimientos de la organización y sus grupos de interés.
• Honestidad: Principio que nos permite vivir en función de la verdad, lo que implica en todo momento mantener la veracidad de nuestras palabras y acciones, haciéndonos personas sinceras, dignas de confianza, y con la disposición de que prevalezca el interés general sobre el particular, así como rechazar con vehemencia actos fundamentados en la mentira o engaño que deterioren el valor patrimonial y reputacional de la empresa.
• Rendición de Cuentas: Deber legal y ético de todo miembro de la Organización (o a quien ésta designe) de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de asuntos pendientes, fondos, bienes y/o recursos asignados, y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.
• Transparencia: propósito que debe primar en todas las actuaciones, tanto frente a los clientes, las Autoridades, los proveedores y hacia y entre los colaboradores.

5. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Los valores y principios orientan la conducta corporativa de VMC hacia un relacionamiento cercano y confiable con los grupos de interés y el entorno, soporte esencial para generar valor de largo plazo.

• Empatizamos con nuestros clientes para adelantarnos a sus necesidades, desarrollando un negocio viable y rentable, generando experiencias satisfactorias en el ciclo del servicio.
• Nos orienta un espíritu de equipo para desarrollar buenas prácticas de trabajo colaborativo y así obtener el mejor resultado posible frente a propósitos misionales, sobre la base de la confianza, la solidaridad y el respeto.
• Ejercemos nuestra actividad profesional guiados siempre por la ética y la honestidad hacia el cliente, hacia el país y hacia nosotros mismos, con un equipo de personas que siempre buscan un desarrollo continuo con los conocimientos y la experiencia necesaria para garantizar la calidad del servicio.
• Prestamos un servicio íntegro basado en el profesionalismo, la lealtad y la coherencia, que complementamos con nuestros principios corporativos, los cuales se desarrollan conforme a la conducta corporativa definida en el presente código.
• Reconocemos que las ideas, las historias, las experiencias, la cultura y los sentimientos de los demás son tan importantes como los nuestros.
• Somos apasionados, decididos, honestos, éticos y dignos de confianza.
• Mantenemos un Comportamiento Ético como el compromiso permanente bajo el cual se ejecutan todas las acciones dentro de la organización y en las relaciones con clientes y proveedores.
• Buscamos mejorar continuamente por lo que la organización está en capacidad de retroalimentar e integrar los avances tecnológicos y administrativos, y el desarrollo del personal para hacer más eficientes los procesos y lograr la satisfacción permanente de los clientes. Cada colaborador tiene voz para proponer mejoras e impulsar iniciativas en procura del fortalecimiento de VMC.
• Mantenemos una vocación al logro y nos comprometemos de manera permanente a optimizar nuestros recursos para alcanzar los objetivos de las tareas y metas definidas.
• Nos comprometemos a ser autocríticos y a proponer cambios de manera oportuna y en línea con los valores de VMC.
• Los lideres de la organización aprueban la actualización de valores y principios, lo cual se puede dar producto de cambios en la estrategia o ante la necesidad de alineación con organizaciones del nivel corporativos.

6. CONDUCTA DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

Para mantener y garantizar un comportamiento ético en todas y cada una de sus actuaciones y en el cumplimiento de sus responsabilidades frente al Estado, la sociedad, los accionistas, la comunidad empresarial, los clientes, los proveedores y sus colaboradores, VMC adoptará las siguientes conductas en todas las gestiones que realice:

• Respetar y ser leal al buen nombre, la imagen, reputación y prestigio de VMC.
• Dar uso adecuado a los bienes y elementos que VMC ha puesto a disposición de todos sus colaboradores.
• Adoptar y cumplir con las instrucciones impartidas, que garanticen la prestación de servicios de calidad.
• Mostrar respeto y transparencia en todas las actuaciones con los jefes, compañeros, clientes, proveedores.
• Promover el cumplimiento de buenas prácticas administrativas en el manejo de personal que conduzcan al bienestar de los colaboradores, a su seguridad, desarrollo integral y crecimiento personal.
• Apoyar y actuar adecuadamente para que los procesos de revisión y verificación de operaciones y actividades realizadas por los organismos de control, auditoria y vigilancia den resultados óptimos.
• Promover un ambiente de trabajo soportado en el balance y la seguridad de los colaboradores.

7. MANEJO DE INFORMACIÓN

• SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

VMC, buscando garantizar la seguridad y calidad de la información que maneja, se regirá por los siguientes criterios frente a la información:

• INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Es aquella información que tiene como propósito fundamental salvaguardar los intereses de la Organización y sus relacionados, por lo tanto debe manejarse con la debida reserva y de conocimiento sólo por personas autorizadas. Se entenderá por tal el deber de limitar su divulgación, de abstenerse de manejarla para obtener un beneficio propio y de impedir la difusión incorrecta o uso inapropiado de la misma.

• INFORMACIÓN PÚBLICA

Es la información que puede ser entregada o publicada sin que implique daños a terceros o violación a los principios, sistemas y procesos del negocio. Se entiende, por tanto, que es aquella que no es de carácter confidencial, bien sea en virtud de alguna norma o requerimiento legal o porque así lo ha definido una instancia competente dentro de la Organización, facultada para hacerlo.

VMC adoptará una conducta responsable para manejar la información pública de acuerdo a los principios éticos de la Organización.

• RESERVA DE INFORMACIÓN
• Ningún directivo o colaborador revelará información privilegiada o confidencial relacionada con VMC, ni utilizará en beneficio propio o de terceros esta información, ni los bienes a los cuales tiene acceso por su ocupación en la organización.
• Los directivos y colaboradores de VMC, deben respetar la confidencialidad personal y profesional.
• Se protegerá la información que ha sido dada a conocer por los clientes, relacionados y proveedores; sin que ello constituya encubrimiento y/o colaboración con actos ilícitos.
• La información que se obtiene en virtud de la relación con el cliente, relacionado o proveedor, que no está a disposición del público, es de carácter confidencial y no debe ser divulgada sin el visto bueno de las Directivas o por autorización de la entidad competente, o del mismo cliente.
• Los colaboradores guardarán reserva de toda la información conocida durante su permanencia en VMC, incluso después de haberse desvinculado.

 

8. CONSIDERACIONES GENERALES

• Las directivas de VMC ajustarán su comportamiento y actuación en todo momento a las disposiciones, principios y espíritu de este Código.
• Las directivas de VMC reconocen que es esencial que los colaboradores encargados de establecer importantes relaciones comerciales, conozcan y asimilen el presente Programa y conduzcan, bajo cualquier circunstancia, los negocios de manera profesional y bajo los lineamientos que aquí se exponen.
• Las directivas de VMC deben ejercer controles que aseguren que la conducta los colaboradores que establecen relaciones comerciales, sean consistentes con el mantenimiento del más alto nivel de seriedad y reputación ante el mercado.

9. MODELO DE GESTIÓN ÉTICA

En VMC la gestión ética se desarrolla mediante los siguientes pasos:

Inicia con los principios y valores que dan línea a la conducta corporativa en las operaciones y el relacionamiento con los grupos de interés, conducta que en un momento dado puede verse expuesta a riesgos, frente a lo cual es necesario identificar y gestionar oportunamente por parte los miembros del equipo VMC.

El fomento de la conducta corporativa se adelanta mediante, el ejemplo diario,  actividades educativas y de comunicación orientadas a generar, desarrollar y afianzar la cultura de integridad en todos los niveles de la organización, la cual debe verse expresada en el relacionamiento de cada uno de los miembros de la organización con sus grupos de interés.

• Como mecanismo de verificación se evalúa el nivel de madurez de la gestión ética, determinando la percepción de la conducta corporativa y tomando las medidas de reforzamiento o mejoramiento necesarias. De igual manera, ante contravenciones o faltas a la ética, se adelantan investigaciones y se toman medidas que buscan ser oportunas, adecuadas y eficaces.

 

• CONDUCTA CORPORATIVA

En VMC la conducta corporativa está determinada por comportamientos y buenas prácticas en tres tipos de relacionamiento:

 

La gestión ética de VMC gestiona el relacionamiento descrito mediante conductas específicas que se detallan a continuación:

• CONDUCTAS DE DIRECTIVAS Y COLABORADORES DE VMC

En desempeño de las actividades propias de su cargo y/o en representación de la Organización ante terceros se comprometen a:

• Actuar sobre la base de principios y valores, esto es acorde a estándares éticos contenidos en el presente código.
• Respetar los Derechos Humanos ofreciendo un trato digno y respetuoso a todas aquellas personas con las que se relaciona.
• Abstenerse de participar en actos que constituyan fraude, esto es, que rechaza la corrupción, la apropiación indebida de activos y la falsedad en informes o documentos, principalmente.
• Hacer uso responsable del tiempo contratado y los recursos suministrados por la empresa, para el desarrollo de sus labores.
• Cumplir la normativa en materia de Protección de los Datos Personales, Propiedad Intelectual y Derechos de Autor a los cuales pueda tener acceso en virtud de su relacionamiento con grupos de interés.
• Prevenir toda actuación que pudiera afectar a la comunidad en desarrollo de las operaciones de la empresa.

 

• GESTIÓN DE RIESGO DE FRAUDE

 

• Rechazar la corrupción:

 

1. Absteniéndose de aceptar dádivas como incentivo para otorgar ventajas indebidas a un tercero que busca beneficiarse de VMC.
2. Absteniéndose de incurrir en Conflicto de Interés, esto es, evitar el obtener para sí o para un tercero, un beneficio, en detrimento o afectación de bienes o intereses de VMC y sus clientes. Por esto debe evitarse celebrar acuerdos o negocios que compitan de forma directa o indirecta con VMC y sus clientes, o utilizar posiciones de poder para obtener beneficios indebidos para si o para un tercero. Así mismo, permanentemente debe verificar posibles conflictos de interés entre los clientes y futuros clientes.

• Denunciando intento de extorsión económica o presiones de un tercero para realizar un acto en contra de los intereses de VMC, de sus clientes o de las Autoridades.

1. Absteniéndose de participar en actividades que pretendan dar apariencia de legalidad, o transacciones con recursos vinculados al lavado de activos y financiación del terrorismo.
2. Notificando o denunciando a los líderes de la organización todo acto tipificado en los casos descritos.
3. Proponiendo y haciendo uso de herramientas que permitan conocer mejor a los nuevos clientes, e incluyendo las advertencias que sobre este tema permitan que las personas cobren consciencia sobre su deber de abstenerse de incurrir en estas conductas.

 

• Respetar y proteger la propiedad de VMC, absteniéndose de hacer uso indebido o sustraer activos de la empresa sea en cantidades mínimas o mayores y a cambio notificar o denunciar casos identificados.
• Respetar y proteger los activos de los clientes, absteniéndose de hacer uso indebido o sustraer activos de la empresa sea en cantidades mínimas o mayores y a cambio notificar o denunciar casos identificados.
• Actuar honestamente haciendo honor a la verdad, evitando falsedad o alteración de documentos o reportes.

 

• LIDERAZGO ÉTICO

Todo colaborador de VMC, adicional a las conductas descritas en numeral anterior desarrollar los siguientes atributos:

• Orientación al trabajador: el líder empodera a su equipo, propicia los medios para despertar su motivación y generar su felicidad.
• Equidad: los colaboradores reciben un trato equitativo, justo y de acuerdo con los principios.
• Clarificación de roles: definición clara de responsabilidades, expectativas y objetivos de desempeño.
• Integridad: el líder cumple lo que promete.
• Poder compartido: los colaboradores pueden opinar; sus ideas y temores se tienen en cuenta.
• Orientación ética: cada miembro del equipo lidera con el ejemplo el cumplimiento de estándares de comportamiento ético, incentiva y motiva su cumplimiento.

 

• CONDUCTAS CON LOS CLIENTES

El compromiso de generar en los clientes experiencias memorables satisfactorias en torno a la prestación del servicio, se sustenta en comportamientos que evidencian el valor “El cliente es lo primero” por lo que todo colaborador de VMC que tenga contacto a través de cualquiera de los canales de comunicación sea presencial, telefónico, virtual o por medios escritos, deberá:

• Suministrar información transparente, es decir que sea clara, oportuna, precisa, completa, basada en hechos y datos, que sea comprensible para el cliente.
• Prestar un servicio con trato digno, equitativo, respetuoso y cálido, garantizando la no discriminación por condición de género, raza, orientación sexual, religión, creencias políticas o condiciones socioeconómicas.
• Asegurar el respeto de los derechos de los clientes y educar en el cumplimiento de sus deberes.
• Asegurar el cumplimiento de compromisos, dejando siempre en alto el nombre y la reputación de VMC. En caso de atrasos de cumplimiento, comunicar oportunamente con la debida justificación.

 

• CONDUCTAS CON PROVEDORES Y CONTRATISTAS

VMC y sus colaboradores deben garantizar un óptimo trato a los clientes, lo que implica calidad y oportunidad en la provisión de bienes y servicios, lo cual depende en gran medida de la capacidad para obtener prestaciones excelentes de sus proveedores y contratistas dado que su incumplimiento impacta no solo la satisfacción del cliente sino la reputación de la empresa, por lo que es indispensable contar con proveedores y contratistas idóneos y un relacionamiento confiable que debe sustentarse en las siguientes prácticas y comportamientos:

• La elección de proveedores y contratistas en forma imparcial con base en su idoneidad, asegurando el cumplimiento de requisitos relacionados con los productos y servicios, así como su responsabilidad social y ambiental, principalmente.
• Los colaboradores implicados en el proceso de elección de proveedores y contratistas deben evidenciar un comportamiento ético absoluto, prevenir y evitar cualquier conflicto de intereses y cumplir las normativas en materia de contratación establecidas por la compañía.
• Cumplir oportunamente los compromisos acordados con proveedores y contratistas los cuales deben quedar debidamente expresados en los contratos correspondientes.
• Los contratistas que prestan servicios en procesos misionales de VMC, deberán asumir compromisos específicos, que formarán parte de los respetivos contratos e incluyen:

1. Respetar los Derechos Humanos y ofrecer trato digno y respetuoso a sus empleados y a todas aquellas personas con las que se relacione en el cumplimiento de las actividades contratadas por VMC.
2. Proporcionar un entorno laboral seguro y saludable a sus empleados, garantizando la ejecución de los programas de seguridad y salud en el trabajo correspondientes.

• Garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales con sus empleados

1. Abstenerse de participar en actos que constituyan fraude, esto es, rechazar la corrupción, la apropiación indebida de activos y la falsedad en informes o documentos, principalmente.
2. Cumplir la normatividad en materia de Protección de los Datos Personales a los cuales tiene acceso en virtud de sus relaciones comerciales con VMC y demás terceros en la prestación de servicios a la empresa.

 

• ACTOS CONTRARIOS A LA TRANSPARENCIA Y ÉTICA

 

• POLÍTICA CONFLICTO DE INTERESES

Se entiende por conflicto de intereses aquellas situaciones en las que un empleado, proveedor, accionista o tercero de VMC, pudiera ser influenciado para tomar acciones indebidas, específicamente por motivos relacionados con sus propios intereses económicos. Es responsabilidad de las distintas contrapartes el revelar cualquier vínculo personal que pudiera estar relacionado con la prestación de sus servicios y de este modo, gestionar apropiadamente esos conflictos existentes o potenciales.

Los proveedores, clientes y colaboradores de VMC, no deberán participar en actividades contrarias a los intereses de la sociedad o que puedan perjudicar la completa dedicación y cumplimiento de sus deberes y responsabilidades con la Organización. En consecuencia, deberán abstenerse de actuar y, en caso de estarlo haciendo, deberán cesar en ello.

• RELACIONES CON AUTORIDADES O FUNCIONARIOS PÚBLICOS

VMC estipula como regla general, que se encuentra expresamente prohibido efectuar pagos, conceder créditos o ventajas económicas a funcionarios o empleados estatales, cualquiera sea su rango, con el fin de obtener algún beneficio o ventaja comercial.

• MANEJO DE EFECTIVO

Para el pago en sumas de efectivo a cualquier Proveedor, estas no podrán superar el valor de 1 SMMLV y puede realizarse solo una vez al mes para la misma persona natural o jurídica, así mismo deberá ser correctamente registrado junto con la aprobación del Oficial de Cumplimiento.

• SEÑALES DE ALERTA

 

• En el análisis de los registros contables, operaciones o estados financieros:

– Facturas que aparentemente sean falsas o no reflejen la realidad de una transacción o estén infladas y contengan exceso de descuentos o reembolsos.

– Operaciones en el exterior cuyos términos contractuales son altamente sofisticados.

– Transferencia de fondos a países considerados como paraísos fiscales.

– Operaciones que no tengan una explicación lógica, económica o práctica.

– Operaciones que se salgan del giro ordinario del negocio.

– Operaciones en las que la identidad de las partes o el origen de los fondos no es clara.

– Bienes o derechos, incluidos en los estados financieros, que no tengan un valor real o que no existan.

• En la estructura societaria o el objeto social:

– Estructuras jurídicas complejas o internacionales sin aparentes beneficios comerciales, legales o fiscales o poseer y controlar una entidad jurídica sin objetivo comercial, particularmente si está localizada en el exterior.

– Personas jurídicas con estructuras en donde existan fiducias nacionales o trust extranjeros, o fundaciones sin ánimo de lucro.

– Personas jurídicas con estructuras de “off shore entities” o de “off shore bank accounts”.

– Sociedades no operativas en los términos de la Ley 1955 de 2019 o que por el desarrollo de los negocios puedan ser consideradas como entidades “de papel”, es decir, que razonablemente no cumplen con ningún propósito comercial.

– Sociedades declaradas como proveedores ficticios por parte de la DIAN.

– Personas jurídicas donde no se identifique el Beneficiario Final.

• En el análisis de las transacciones o contratos:

– Recurrir con frecuencia a contratos de consultoría, de intermediación y el uso de joint ventures.

– Contratos con Contratistas o entidades estatales que den la apariencia de legalidad que no reflejen deberes y obligaciones contractuales precisas.

– Contratos con Contratistas que presten servicios a un solo cliente.

– Pérdidas o ganancias inusuales en los contratos con Contratistas o entidades estatales o cambios significativos sin justificación comercial.

– Contratos que contengan remuneraciones variables que no sean razonables o que contengan pagos en efectivo, en Activos Virtuales, o en especie.

– Pagos a PEPs o personas cercanas a los PEPs.

– Pagos a partes relacionadas (Asociados, Empleados, Sociedades Subordinadas, sucursales, entre otras) sin justificación aparente.

– Proveedores o clientes que den a los miembros de VMC regalos de montos mayores 0,5 SMLMV, viajes que no se relacionen con gestiones del cliente, u otras recompensas monetarias o materiales que, según el criterio de los socios, resulten desproporcionados.

 

• GESTIÓN DE RIESGOS ÉTICOS

En VMC la gestión de los riesgos éticos se lleva a cabo acudiendo a los lideres del equipo quienes se encargarán de aclarar cualquier situación en armonía con los principios y valores corporativos, en casos de:

• Riesgo de fraude.
• Riesgos en relacionamiento con clientes.
• Riesgos en relacionamiento con proveedores y contratistas.
• Riesgos en relacionamiento con empleados.
• Riesgos en relacionamiento con accionistas y miembros de junta directiva.
• Riesgos en el relacionamiento con el autoridades o instancias gubernamentales.

 

• MECANISMOS DE CONSULTAS Y DENUNCIAS ÉTICAS

Es función de los lideres, empleados y contratistas prevenir, detectar y atender la materialización de los riesgos éticos a los que está expuesta la empresa, dirimir la resolución de contravenciones o faltas a la ética y direccionar las estrategias para el fomento y consolidación de la cultura de integridad, esto es, de ética y cumplimiento.

Por lo anterior, dentro de las reuniones periódicas se deberá:

• Asegurar funcionamiento del proceso de gestión ética.
• Resolver consultas frente a dudas que puedan presentarse en relación con faltas a los Códigos de Gobierno Corporativo y Ética Empresarial, y Política Corporativa de VMC.
• Dirimir resolución de contravenciones o faltas a los Códigos de Gobierno Corporativo y Ética Empresarial, y Política Corporativa de VMC. Efectuar seguimiento a denuncias recibidas y conflictos de interés.
• Asegurar manejo de la confidencialidad de la información.
• Aprobar procedimiento para el manejo de conflictos de interés.
• Definir y aprobar el plan de formación anual sobre el Sistema de Gestión Antifraude para empleados y terceros.
• Formar a todos los miembros de la organización en la prevención y mediación de conflictos derivados del acoso o intimidación.

 

• OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Función ejercida por LA SOCIA PRINCIPAL y tiene el propósito de supervisar el desempeño de los programas implementados, así como brindar orientación en los mecanismos disponibles en la organización para la gestión ética. En forma específica recibe y tramita denuncias por presuntos actos de fraude y conductas irregulares que se presenten; igualmente atiende consultas relativas a conflictos de interés y gestiona oportunidades de mejora.

• GESTIÓN DE DENUNCIAS

VMC dispone de canales electrónicos disponibles en su página web https://vanegasmorales.com/contactenos/ , donde los empleados, contratistas, proveedores, usuarios/clientes y otros grupos de interés, pueden reportar de forma directa, cualquier consulta o situación que se considera pueda afectar intereses de la empresa.

• SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ÉTICA

El propósito de esta etapa corresponde a realizar los análisis de los riesgos menores aceptables a los riesgos mayores relacionados con la gestión ética, con la finalidad de proveer datos para asistir en la evaluación y tratamiento de los riesgos. La medición o análisis de riesgos se enfoca en determinar sus consecuencias y las probabilidades que puedan ocurrir esas consecuencias de la siguiente manera:

TABLA CALIFICACIÓN PROBABILIDAD

TABLA CALIFICACIÓN DE IMPACTO

Cada evento de riesgo se debe valorar a través del producto entre su probabilidad de ocurrencia y su impacto. Esta medición se realiza con base en los factores relativos asociados a las diferentes escalas de dichos parámetros, es decir:

Valor del Riesgo = Factor Probabilidad * Factor Impacto

De esta forma, el total de los productos entre los factores se puede representar en la matriz de frecuencia-impacto, en esta matriz los colores representan la zona de vulnerabilidad en la cual se clasifican los riesgos de acuerdo a su valoración. La identificación por zonas de riesgo es:

• CONTROL Y MONITOREO DE LAS POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO

La metodología Aplicada al Control del Riesgo se enfocará en realizar verificaciones en las áreas y discriminar controles y planes acción, con la finalidad de disminuir la probabilidad y/o el impacto en caso de que se materialicen estos. El procedimiento consiste en realizar entrevistas a las áreas en las que se detecten al tipo de riesgo y plasmar las incidencias en las matrices de riesgo de corrupción y soborno transnacional, como también realizando los análisis correspondientes a cada contraparte, lo cual implica:

• Describirlos (estableciendo si son preventivos o correctivos).
• Revisarlos para determinar si los controles están documentados, si se están aplicando en la actualidad y si han sido efectivos para minimizar el riesgo.
• Es importante que la valoración de los controles incluya un análisis de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuántas posiciones dentro de la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos es posible desplazarse, a fin de bajar el nivel de riesgo al que está expuesto el proceso analizado.

Así mismo el Oficial de Cumplimiento junto con su equipo de trabajo, realizara las auditorias correspondientes o entrevistas necesarias, dado el caso se detecte riesgo que deba ejecutar controles inmediatos.

• DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN

En forma específica VMC efectuará educación a sus equipos de trabajo en gestión ética, apoyado en recursos disponibles en VMC, para lo cual identificará necesidades específicas y direccionará prioridades.

Esté procedimiento se ha diseñado como medida de control para garantizar la seguridad y transparencia de los negocios.

Para asegurar el cumplimiento de estas normas y principios por parte de los colaboradores a todo nivel, se harán las siguientes actividades:

• Divulgar el Código de Ética Empresarial de VMC y todas las normas relacionadas en todos los niveles de la organización, para garantizar su conocimiento y adhesión a sus principios.
• Hacer entrega formal del Código de Ética Empresarial de VMC a todos los colaboradores de VMC, dejando constancia del recibo y conocimiento del contenido del mismo.
• Enviar inmediatamente a todo nivel de la Organización la actualización de las normas con respecto al Código de Ética Empresarial de VMC y las demás que requiera para la realización óptima de sus tareas.
• Resolver las dudas que puedan generar conflicto de interés o prácticas no autorizadas, así:
• Analizar las inquietudes de acuerdo con las normas legales y procedimientos operativos y administrativos establecidos por la organización.
• Si persiste la duda, consultar las instancias correspondientes para cualquier toma de decisión relevante.
• Si se hace necesario, se consultarán asesores externos, dejando claro que debe existir total seguridad de la legalidad del negocio y/o actividad, y la transparencia del mercado.

Así mismo el oficial de cumplimiento asegurara en las divulgaciones que realice a sus empleados y asociados en general, las obligaciones que tiene VMC en cuanto a la prevención, con la finalidad de una correcta comunicación garantizando confidencialidad sobre hechos.

• CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	FECHA	DESCRIPCIÓN	COLABORADOR QUE ACTUALIZA
001	28/11/2022	Creación del documento	Jhonatan Pedroza

 

• REVISIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
Jhonatan Pedroza	Stella Vanegas- Angela Noguera	Stella Vanegas