¿Cuántos de nosotros nos comunicamos permanente o frecuentemente por WhatsApp? ¿Para qué lo hacemos? ¿Por temas de trabajo? ¿Cómo independientes o como empleados?
Es posible que muchos no tengan presente que, en el año 2017, la Corte Constitucional en Colombia se pronunció sobre la naturaleza de la información que se comparte en los grupos de Whatsapp y particularmente, aquellos que se conforman con el objeto de adelantar y facilitar la comunicación dentro de una organización empresarial. Por tal razón y dado el contexto de la pandemia ocasionada por el COVID-19 y las herramientas que las empresas han implementado para facilitar el trabajo remoto y el teletrabajo, Vanegas Morales Consultores (VMC) revisó esta decisión para evidenciar sus implicaciones:
- El espacio de trabajo y sus componentes tienen un carácter semi privado, ya que en una empresa hay una comunidad que serige por códigos de convivencia y reglas preestablecidas, que también comparte cierta intimidad relacionada con la vida en común en el contexto cerrado del trabajo y de la cual está excluido el público general. En esa medida, las injerencias a la intimidad y demás libertades que se ejercen en tales contextos, son limitados.
- El derecho a la intimidad no es un derecho absoluto. Por lo anterior, en la medida en que el individuo ponga parte de su ámbito personal al conocimiento público, será menor la protección de su derecho a la intimidad. Este concepto se conoce como “Expectativa de Privacidad” y permite establecer si determinadas expresiones o manifestaciones de la vida de las personas merecen protección dentro del espectro del derecho a la intimidad o si, por el contrario, pueden ser conocidas o interferidas por terceros.
- Para el caso de las conversaciones de Whatsapp, la existencia de una expectativa de privacidad y su alcance, deben definirse tomando en cuenta, entre otros, los siguientes factores: i) el carácter más o menos abierto del sistema de mensajería bajo el cual se desarrolla la conversación; ii) los integrantes y fines del grupo virtual; iii) la clase de información de la que se trate y si se encuentra protegida por regímenes especiales como el referente al tratamiento de datos personales; iv) la existencia de reglas o pautas que hayan fijado límites a la circulación de la información contenida en la conversación; y, v) la vigencia de obligaciones legales o contractuales de confidencialidad, como las que pueden establecerse en contratos de trabajo o en los reglamentos internos de trabajo.
- La facultad de controlar la divulgación de la información compartida por Whatsapp se debilita en la medida que: i) el grupo no tenga especiales medidas para evitar que la información sea conocida por parte de terceros; ii) se trate de un grupo conformado por un número significativo de personas; iii) la información tenga carácter semiprivado o sea de relevancia pública; y iv) los participantes hayan autorizado expresa o tácitamente (a través, por ejemplo, de un contrato laboral o del reglamento interno de trabajo) la posibilidad de que la información circule. Así las cosas, a mayor cercanía y vínculo familiar, la expectativa de privacidad es mayor, mientras que a menor cercanía la expectativa de privacidad se reduce.
Con base en lo expuesto, la decisión de la Corte concluyó que la información compartida en los grupos de Whatsapp corporativos es semi privada, en la medida que: i) el grupo esté conformado por varias personas de la misma empresa; ii) la finalidad del grupo sea aquella de compartir información relevante para el desarrollo de las labores y las actividades de la empresa; iii) no se haya estipulado entre los miembros del grupo el compromiso de mantener la información que se comparta como reservada, ni se hayan impuesto medidas especiales de seguridad; y, iv) la información compartida interese a los miembros del grupo y a la empresa para la que trabajan.
Lo anterior no excluye las previsiones específicas pactadas en los contratos laborales o de prestación de servicios que hayan firmado sus participantes, incluyendo entre otras, las referentes a la confidencialidad de la información. De allí que hoy sea fundamental prever desde los niveles directivos de las empresas, para su posterior implementación por parte de las áreas de recursos humanos en conjunto con el Oficial de Protección de Datos, o por parte de quienes tengan funciones equivalentes, los parámetros que los colaboradores deben observar cuando utilizan este medio de comunicación con fines corporativos, así como las sanciones frente a la inobservancia de lo acordado.
Lo anterior cobra especial relevancia con la actualización de la política de privacidad de Whatsapp anunciada al comienzo de 2021, puesto que, si bien la información compartida continúa estando encriptada, las personas que cuenten con cuentas empresariales de Whatsapp tendrán la posibilidad de almacenar información de las personas con las que chatean, la cual podrá ser utilizada para efectos de enfocar la publicidad que se les muestra a estos usuarios en esta y otras plataformas.
VMC Recomienda:
- Que las empresas analicen y definan parámetros para el uso con fines corporativos de esta plataforma por parte de sus colaboradores.
- Establecer lo necesario en los contratos con colaboradores.
- Difundir y capacitar sobre el uso adecuado de estos grupos.
- Tener en cuenta horarios e intensidad de los mensajes.
- Difundir las consecuencias que el uso de estos canales de comunicación por fuera de los parámetros establecidos por la empresa podría acarrear para los colaboradores.